4 ระยะของการนำระบบ ERP ไปใช้อย่างประสบความสำเร็จ

นี่คือระยะต่าง ๆ ที่ Business Agent ของคุณจะพาบริษัทของคุณผ่านไปในระหว่างการติดตั้ง BOS ในธุรกิจของคุณ การนำระบบ ERP ไปใช้อย่างประสบความสำเร็จจะดำเนินการใน 4 ระยะ แผนงานโดยรวมนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าตัวแทนสื่อสารกับผู้ใช้งานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตั้งแต่เนิ่น ๆ อย่างสม่ำเสมอและมีประสิทธิภาพ เพื่อให้มั่นใจว่าระบบ ERP แบบบูรณาการจะถูกนำไปใช้อย่างสำเร็จ

ลองคิดดู – จะเป็นอย่างไรถ้าคุณเป็นพนักงานคนหนึ่ง แล้วเพิ่งมาทราบตอนท้ายสุดของโครงการว่าซอฟต์แวร์และขั้นตอนที่คุณใช้ทำงานทุกวันกำลังจะเปลี่ยนไปโดยสิ้นเชิง… อย่างน้อยที่สุดก็สร้างความหงุดหงิดและน่ารำคาญ และอย่างมากที่สุดอาจหมายถึงการปฏิเสธระบบใหม่ และการสูญเสียประสิทธิภาพการทำงานรวมถึงผลกำไร

ผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงนี้ทั้งต่อบุคลากรและธุรกิจสามารถลดลงได้ เมื่อ business agent ดำเนินการตาม 4 ระยะนี้

ระยะที่ 1: การพบปะกับผู้ใช้งานโดยตรง

ในระยะนี้ business agent จะสร้างปฏิสัมพันธ์แบบพบหน้ากันระหว่างตนเอง ระบบ ERP และผู้ใช้งานปลายทาง ผู้ใช้งานจะได้เห็นระบบ สิ่งที่ระบบทำได้ และประโยชน์ที่จะได้รับในวันทำงาน ตั้งแต่ช่วงต้นของโครงการ

พวกเขาจะแสดงให้เห็นว่า BOS จะช่วยให้กระบวนการทำงานประจำวันคล่องตัวขึ้นได้อย่างไร

นี่ยังเป็นโอกาสให้สังเกตผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน (Subject Matter Experts หรือ SME) ที่จะกลายเป็นซูเปอร์ยูสเซอร์ของคุณ และจะช่วยเหลือในการทดสอบและฝึกอบรมในภายหลัง ซูเปอร์ยูสเซอร์มักมีลักษณะดังนี้:

1. ทัศนคติที่ดี
2. เข้าใจกระบวนการและการดำเนินธุรกิจเป็นอย่างดี
3. มีภาวะผู้นำโดยธรรมชาติและช่วยเหลือผู้อื่น
4. ตั้งคำถามที่ดี

business agent จะให้ผู้ใช้งานล็อกอินและทำงานผ่านสถานการณ์จำลองพื้นฐานบนสภาพแวดล้อมทดสอบหรือเดโม

ระยะนี้ช่วยสร้างทัศนคติเชิงบวกต่อระบบ สภาพแวดล้อมการเรียนรู้ที่มีประสิทธิผล และช่วยส่งเสริมการนำ BOS ไปใช้อย่างราบรื่นและรวดเร็ว

ระยะที่ 2: การประชุมรายเดือนและ Conference Room Pilot (CRP)

เมื่อผู้ใช้งานปลายทางรู้จักแล้วว่า business agent คือใคร และระบบ ERP ทำอะไรได้บ้าง business agent จะรักษาโมเมนตัมนี้ไว้ด้วยการจัดประชุมรายเดือน ซึ่งอาจเป็นการประชุมที่สถานที่จริงหรือการประชุมออนไลน์ผ่านซอฟต์แวร์ประชุมทางเว็บ

ในการประชุมเหล่านี้ คุณและทีมงานจะได้รับข้อมูลอัปเดตความคืบหน้าของโครงการ รวมถึงข่าวสารอื่น ๆ ที่อาจส่งผลต่อโครงการ

สิ่งที่ควรคาดหวังสำหรับการนำระบบ ERP ไปใช้อย่างสำเร็จ:

1. ผู้ใช้งานจะถูกแบ่งตามบทบาทหน้าที่ – ไม่จำเป็นที่ SME ฝ่ายบัญชีจะต้องเห็นสิ่งที่ SME ฝ่ายขายและประเมินราคาทำ และจะจัดตารางเวลาให้เหมาะสม
2. จะมีการแบ่งปันเคล็ดลับเกี่ยวกับวิธีใช้งานระบบให้ดียิ่งขึ้น
3. หากโครงการล่าช้า business agent ของคุณจะแจ้งให้ทราบถึงสาเหตุ มีงานจำนวนมากที่ดำเนินการอยู่เบื้องหลัง และพวกเขามุ่งมั่นที่จะส่งมอบโครงการให้สำเร็จ
4. จะมีช่วงถาม-ตอบในตอนท้ายของการประชุม
5. การประชุมเหล่านี้จะดำเนินต่อไปจนถึงวัน go-live
6. เอกสารออนไลน์ Google Sites ของคุณจะได้รับการอัปเดตโดย business agent หลังการประชุมทุกครั้ง ด้วยกระบวนการ/การฝึกอบรม/การตั้งค่าที่ปรับแต่งใหม่ ๆ ตามความเกี่ยวข้อง

Mini Conference Room Pilot

การติดตั้ง ERP ขนาดใหญ่ส่วนมากจะมี CRP อย่างน้อย 3 ครั้งตลอดโครงการ จุดเด่นของ CRP คือช่วยให้คุณทดสอบและสาธิตกระบวนการทางธุรกิจและฟังก์ชันของระบบ พร้อมทั้งค้นหาช่องว่างระหว่างทั้งสองสิ่ง แม้ CRP แบบเต็มรูปแบบอาจใช้เวลาหลายสัปดาห์ แต่ในระยะนี้เราจะทำเพียง mini-CRP เท่านั้น อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือผู้ใช้งานทุกคนต้องเข้าร่วม CRP เพื่อให้มั่นใจถึงความสอดคล้องในการทดสอบระบบ

สิ่งที่ควรคาดหวัง:

1. อาจเป็นการประชุมทางไกลพร้อมแชร์หน้าจอ หรือ CRP ที่สถานที่จริง
2. เชิญผู้เข้าร่วมชุดเดียวกับที่เข้าประชุมรายเดือน
3. จะมีการสาธิตเฉพาะบางส่วนของระบบหรือกระบวนการทางธุรกิจให้ผู้ใช้งานดู เช่น วิธีสร้างใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ การเบิกสินค้า หรือใบสั่งซื้อ – แล้วแต่ว่าต้องแสดงอะไร
4. SME และผู้ใช้งานปลายทางจะถูกขอให้ลงมือทำงานด้วยตนเองในขณะนั้น โดยใช้ระบบทดสอบ
5. การพบบั๊กในขั้นตอนนี้ถือเป็นเรื่องดี!
6. จะมีเวลาสำหรับถาม-ตอบ

ระยะที่ 3: งานทดสอบความชำนาญของผู้ใช้งานรายเดือน

ในระยะนี้ เป้าหมายของ business agent คือทำให้ผู้ใช้งานมีส่วนร่วมกับระบบ ERP อย่างต่อเนื่อง – ซึ่งเป็นกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จของการติดตั้งขั้นสุดท้าย

นี่ไม่ใช่การฝึกอบรมแบบตัวต่อตัว แต่ผู้ใช้งานจะทำงานผ่านสถานการณ์และงานต่าง ๆ ที่พวกเขามักพบเจอในชีวิตประจำวัน และพยายามดำเนินการผ่านระบบใหม่

สิ่งนี้ทำให้พวกเขาได้สัมผัสกับฟังก์ชันของ BOS อีกครั้ง ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกระบวนการและเวิร์กโฟลว์ และวัดความเข้าใจและความชำนาญของผู้ใช้งาน

สิ่งที่ต้องทำ:

งานที่มอบหมาย

จะมีการกำหนดสถานการณ์ให้ผู้ใช้งานต้องทำให้สำเร็จ พร้อมให้เข้าถึงเอกสารข้อมูลรวมถึงเอกสารออนไลน์ Google Sites ที่ agent ได้จัดทำไว้จนถึงขณะนั้น หากจำเป็น ตัวอย่างของงาน: 'คุณเพิ่งกลับมาจากพักกลางวัน และต้องส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าอย่างเร่งด่วน ล็อกอินเข้า BOS และไปยังโมดูลที่ถูกต้องเพื่อทำงานนี้ให้สำเร็จ'

การประเมินผลออนไลน์

Google Forms (ส่วนหนึ่งของ Google Drive) เป็นแอปพลิเคชันที่ใช้งานง่ายสำหรับการตั้งคำถามและคำตอบ สำหรับตัวอย่างข้างต้น คำตอบที่ต้องการอาจเป็น 'กรอกยอดรวมในใบแจ้งหนี้ รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม' 'ต้องกดปุ่มใดเพื่อสร้างอีเมล?' หรือ 'คุณจะอัปเดตอีเมลของลูกค้าจากโมดูลใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร: พร้อมตัวเลือก A, B, C' เป้าหมายคือความคุ้นเคยของผู้ใช้งานและการทดสอบกระบวนการ

ส่งอีเมลถึงผู้ใช้งาน

ลิงก์ Google Form จะถูกส่งไปยังกลุ่มผู้ใช้งานที่เกี่ยวข้องเพื่อทำให้เสร็จสมบูรณ์ พร้อมกำหนดวันครบกำหนด ส่งเสริมให้ผู้ใช้งานรวมกลุ่มกันทำงานร่วมกัน

ทบทวนและรายงานผล

เมื่อผู้ใช้งานทำแบบฝึกหัดออนไลน์เสร็จแล้ว จะมีการส่งรายงานผลกลับไปให้ทุกคน เพื่อดูว่ามีผู้ใช้งานคนใดที่ประสบปัญหา หรือกระบวนการใดที่อาจต้องฝึกอบรมเพิ่มเติม พร้อมคำตอบที่ถูกต้อง

ระยะที่ 4: การฝึกอบรมผู้ใช้งานขั้นสุดท้ายและการเปิดใช้งานจริง

สองสัปดาห์ก่อนวัน go-live ครั้งใหญ่ business agent ของคุณจะจัดการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการครั้งสุดท้ายให้กับซูเปอร์ยูสเซอร์ของคุณ ในการฝึกอบรมนี้ ซูเปอร์ยูสเซอร์จะได้รับการประเมินเพื่อพิจารณาว่าพร้อมสำหรับวัน go-live หรือไม่ และมีความพร้อมที่จะฝึกอบรมผู้ใช้งานคนอื่น ๆ เกี่ยวกับซอฟต์แวร์ภายในบทบาทและความรับผิดชอบของตนในการทำงานหลังจากนั้นหรือไม่

จะใช้กระบวนการเดียวกับระยะที่ 3 ในการประเมินซูเปอร์ยูสเซอร์ของคุณ ช่องว่างใด ๆ ในเอกสารการฝึกอบรมบนเอกสารออนไลน์ของคุณจะได้รับการอัปเดต

หลังจาก go-live ซูเปอร์ยูสเซอร์เหล่านี้จะฝึกอบรมผู้ใช้งานคนอื่น ๆ ในแผนกของตน ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่ซูเปอร์ยูสเซอร์ของคุณจะต้องรู้สึกมั่นใจ เชี่ยวชาญ และมีทัศนคติเชิงบวกต่อระบบ ERP

ขอให้การนำระบบ ERP ไปใช้ของคุณประสบความสำเร็จ!

เกี่ยวกับ Heinrich van der Vyver

Heinrich คือผู้ก่อตั้งและซีอีโอของ QuickEasy BOS – บริษัทระบบ ERP ในแอฟริกาใต้ที่นำเสนอซอฟต์แวร์ ERP ระดับองค์กรให้กับ SME ทั่วแอฟริกาใต้และทั่วโลก QuickEasy BOS มอบซอฟต์แวร์ธุรกิจที่คุ้มค่าและยืดหยุ่นให้กับธุรกิจต่าง ๆ BOS ทำงานอัตโนมัติในงานธุรการ รองรับหลายสถานที่ หลายสกุลเงิน และแข็งแกร่งเพียงพอที่จะทำให้การดำเนินธุรกิจที่ซับซ้อนในทุกอุตสาหกรรมราบรื่นขึ้น BOS มอบความชัดเจนและการควบคุมที่จำเป็นให้กับเจ้าของธุรกิจ

← กลับไปที่บล็อกทั้งหมด