เหตุใด SME จึงนำโซลูชัน ERP มาใช้ และจะทำด้วยตัวเองอย่างไร

ระบบปฏิบัติการธุรกิจ (BOS) หรือที่เคยเรียกกันว่าระบบวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) เคยถูกมองว่าเป็นโซลูชันทางธุรกิจสำหรับบริษัทขนาดใหญ่เท่านั้น แต่งานวิจัยแสดงให้เห็นว่า SME กำลังมีมุมมองที่แตกต่างออกไปเกี่ยวกับ ERP

กลยุทธ์ ERP หรือ BOS ที่ติดตั้งอย่างเหมาะสมช่วยให้ SME ดำเนินธุรกิจในขนาดที่เป็นอยู่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมทั้งปรับสนามแข่งขันให้เท่าเทียมและช่วยให้แข่งขันกับบริษัทขนาดใหญ่ได้

จากการสำรวจล่าสุดกับผู้ตอบแบบสอบถามกว่า 300 รายใน SME พบว่า 77% ได้ติดตั้งโซลูชัน BOS ไปแล้ว สำหรับ SME ที่ยังไม่ได้ติดตั้ง ERP เหตุผลหลักที่จะทำให้พวกเขาตัดสินใจติดตั้งคือการรองรับการเติบโตอย่างก้าวกระโดด (39%) และการมีตัวเลือกราคาประหยัดเกิดขึ้นอย่างกะทันหัน (39%)

9 เหตุผลที่ SME นำ ERP มาใช้เป็นกลยุทธ์ BOS

• บริหารการเติบโต – ปัจจัยหลักที่ทำให้ SME ติดตั้ง BOS คือความจำเป็นในการบริหารความคาดหวังด้านการเติบโต เมื่อเศรษฐกิจฟื้นตัวอย่างช้า ๆ SME ตระหนักดีว่าการเติบโตที่ไม่มีระบบรองรับบนพื้นฐานของระบบปะติดปะต่ออาจนำไปสู่ความล้มเหลวทางธุรกิจ
• ลดต้นทุน – นอกจากนี้ BOS ยังเป็นแหล่งที่มาของการประหยัดต้นทุนและการปรับปรุงการดำเนินงาน เมื่อติดตั้งโซลูชัน BOS แล้ว SME จะสามารถติดตามการเติบโต ตรวจพบคอขวด ดูกำไรขาดทุน บริหารสินค้าคงคลัง พร้อมทั้งดำเนินงานได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น และบริหารพนักงานได้ดีขึ้น
• ทำธุรกิจด้วยง่ายขึ้น – หาก SME ต้องการเติบโต พวกเขาต้องเผชิญหน้ากับคู่แข่งโดยตรงและสร้างตัวเองให้เป็นผู้นำในอุตสาหกรรมของตลาดเป้าหมาย วิธีหนึ่งคือการปรับปรุงภาพลักษณ์ในสายตาลูกค้า SME ยังรู้สึกถึงแรงกดดันที่ต้องทำให้ลูกค้าทำธุรกิจด้วยง่ายขึ้น และปรับปรุงประสบการณ์ลูกค้าโดยรวม BOS ช่วยให้ SME ดำเนินธุรกิจได้อย่างรัดกุมมากขึ้น จึงสามารถมอบข้อมูลที่ถูกต้องและบริการลูกค้าที่มีความหมายให้แก่ลูกค้าได้
• หลายสถานที่ – เมื่อ SME เติบโตขึ้น มักจะเพิ่มสถานที่ดำเนินงานเพิ่มเติม BOS ช่วยให้องค์กรเหล่านี้สื่อสารกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ และให้ผู้ตัดสินใจมองเห็นการดำเนินงานประจำวันของสถานที่ต่าง ๆ ที่กระจายอยู่ตามภูมิศาสตร์ได้
• ได้รับข้อมูลเชิงลึกด้านการบริหาร – มีคำกล่าวว่า “คุณไม่สามารถบริหารสิ่งที่คุณวัดไม่ได้” และในกรณีของ SME คำกล่าวนี้เป็นจริงอย่างยิ่ง หากไม่มีการมองเห็นภายในธุรกิจ ก็เป็นไปไม่ได้ที่จะแก้ไขทิศทางหรือระบุจุดที่ธุรกิจทำงานได้ไม่ดีพอ ด้วย BOS เหตุการณ์ที่ไม่พึงประสงค์ (คอขวดในการผลิต ผลิตภาพพนักงาน สินค้าขาดสต็อก ฯลฯ) จะถูกตรวจพบได้เร็วขึ้น ทำให้ฝ่ายบริหารตอบสนองได้ก่อนที่จะเกิดผลกระทบเชิงลบ
• ระบบรวมศูนย์แทนที่จะเป็นหลายจุด – เนื่องจาก BOS มีจุดประสงค์เพื่อเป็นระบบบันทึกข้อมูลขององค์กร SME จึงต้องการระบบแบบรวมศูนย์ (ครบวงจรในหนึ่งเดียว) มากกว่าโซลูชันเสริมแบบปะติดปะต่อ อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือ BOS ต้องสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่นได้ เช่น การนำเข้าใบแจ้งยอดธนาคารสำหรับงานบัญชี
• ความง่ายและความรวดเร็วในการติดตั้ง – ธุรกิจที่กำลังเติบโตไม่สามารถแบกรับการหยุดชะงักที่ยาวนานระหว่างการติดตั้ง BOS ได้ คุณต้องการให้ระบบพร้อมใช้งานอย่างรวดเร็ว แต่ก็ควรระมัดระวังไม่ตัดขั้นตอนที่จำเป็นออกไป เนื่องจาก BOS คือรากฐานที่องค์กรจะถูกสร้างขึ้นบนนั้น รากฐานนี้จึงต้องมั่นคง แม้จะติดตั้งอย่างรวดเร็วก็ตาม
• เข้าถึง BOS จากอุปกรณ์เคลื่อนที่ – การโฮสต์บนคลาวด์ทำให้สามารถเข้าถึงได้จากอุปกรณ์ที่รองรับอินเทอร์เน็ตทุกชนิด
• การแจ้งเตือนอัตโนมัติ – BOS แจ้งเตือนผู้ตัดสินใจเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่จะส่งผลกระทบต่อธุรกิจทันทีที่เกิดขึ้น หากผู้จัดการดำเนินการโดยอ้างอิงข้อมูลที่ล้าสมัย แผนงานนั้นจะไม่เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบันอย่างมาก ตรวจพบและหยุดปัญหาก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาจริง

ข้อพิจารณาเหล่านี้ครอบคลุมมากกว่าเพียงต้นทุนรวมในการเป็นเจ้าของ และควรพิจารณาอย่างรอบคอบเมื่อเลือก ERP

9 ขั้นตอนสำหรับ SME ของคุณในการติดตั้ง ERP หรือ BOS ให้ประสบความสำเร็จอย่างล้นหลาม

การติดตั้งระบบใหม่ใด ๆ ต้องอาศัยการบริหารการเปลี่ยนแปลงพอสมควร การวางแผน และการยอมรับความจริงที่ว่าจะเกิดการหยุดชะงักต่อธุรกิจ แม้เพียงช่วงสั้น ๆ ขณะที่ทีมงานปรับตัวเข้ากับระบบใหม่

การเตรียมพร้อมสำหรับกระบวนการนี้จะรับประกันความสำเร็จ นี่คือวิธีการ

• ตระหนักถึงข้อจำกัดด้านต้นทุนและเวลา – แม้จะมีโซลูชัน BOS ที่คุ้มค่าให้เลือกใช้ แต่การติดตั้งควรถูกมองเป็นโครงการแยกต่างหากที่มีต้นทุนและกรอบเวลาของตัวเอง
• เปรียบเทียบการดำเนินงานปัจจุบันเพื่อกำหนดค่าฐานสำหรับวัดความคืบหน้า – ทำความเข้าใจและกำหนดกระบวนการปัจจุบันและอนาคตให้ชัดเจนก่อนติดตั้งซอฟต์แวร์ใหม่ พยายามใช้การตั้งค่าคอนฟิกและเทมเพลตที่ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์จัดเตรียมไว้ให้มากที่สุดเท่าที่ทำได้ เพื่อปรับตรรกะทางธุรกิจให้ตรงกับกระบวนการทางธุรกิจที่คุณต้องการ
• กำหนดมาตรฐานทางธุรกิจ กระบวนการ และเทคโนโลยี – BOS ช่วยบังคับใช้มาตรฐานที่มั่นใจได้ว่าทุกคนในธุรกิจปฏิบัติตามแนวทางที่ดีที่สุด และองค์กรดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
• ได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูง – การขาดการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงอาจนำไปสู่การล้มเลิกโครงการ หรือการนำระบบเข้ามาใช้อย่างไม่กระตือรือร้น ควรหารือเกี่ยวกับกลยุทธ์ BOS และประโยชน์ของการติดตั้งอย่างชัดเจน
• ใช้ตัวแทนหรือที่ปรึกษา BOS ในการติดตั้ง – SME ส่วนใหญ่เชื่อว่าตัวเลือกนี้มีราคาแพงกว่าการทำเอง แต่ในระยะยาวแล้วไม่เป็นเช่นนั้น ตัวแทนธุรกิจไม่เพียงแต่จะบริหารการติดตั้งระบบเท่านั้น แต่ยังตรวจสอบกระบวนการดำเนินงานทางธุรกิจ และอาจพบจุดอ่อนที่ไม่มีใครสังเกตเห็นแต่กำลังบั่นทอนการเติบโตของธุรกิจ
• ทดสอบการยอมรับของผู้ใช้ปลายทาง – มักพบการต่อต้านจากผู้ใช้ปลายทาง เนื่องจากความกลัวเทคโนโลยีใหม่ที่คนส่วนใหญ่มี วิธีที่ดีที่สุดในการรับมือคือการสื่อสารการเปลี่ยนแปลงอย่างชัดเจนทั่วทั้งองค์กร และให้พนักงานมีส่วนร่วมในกระบวนการออกแบบและทดสอบการยอมรับของผู้ใช้ (UAT)
• มอบหมายตำแหน่งงานหรือกลุ่มที่รับผิดชอบด้านการบริหารข้อมูลโดยเฉพาะ – ข้อมูลจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อมีความถูกต้อง ข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์หรือล้าสมัยนำไปสู่ความล้มเหลวของกระบวนการ ประสิทธิภาพต่ำ และผลิตภาพต่ำ
• วัดผลประโยชน์จากการติดตั้ง BOS – SME มีแนวโน้มเกือบสองเท่าที่จะวัดผลการดำเนินงานที่ได้รับผลกระทบจาก BOS อย่างเหมาะสม คุณต้องมั่นใจว่ากระบวนการนี้คุ้มค่า จากตัวเลขฐานที่วัดไว้ก่อนการติดตั้ง เมื่อปัญหาเริ่มต้นคลี่คลายลง ประโยชน์ต่าง ๆ ควรปรากฏชัดเจนอย่างรวดเร็ว
• ฝึกอบรม และดำเนินการต่อเนื่องหลังการติดตั้ง – เมื่อติดตั้งเสร็จแล้ว ให้ลงทุนเวลาในการฝึกอบรมทีมงานที่มีอยู่ และรวมการฝึกอบรม BOS ไว้เป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมปฐมนิเทศสำหรับพนักงานใหม่ หากโซลูชัน BOS ของคุณมีการอัปเดต ควรมั่นใจว่าทีมงานได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับฟังก์ชันใหม่ด้วย

← กลับไปที่บล็อกทั้งหมด