ห้าสิ่งที่ฝ่ายบริหารต้องพิจารณาในการติดตั้งใช้งาน ERP

โดย ERP Focus คุณพร้อมที่จะเริ่มการติดตั้งใช้งาน ERP หรืออัปเกรดโซลูชันที่มีอยู่แล้วหรือยัง? แต่คุณได้วางแผนวิธีบริหารจัดการความต้องการของโซลูชันเพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จแล้วหรือยัง? หากปราศจากแนวทางเชิงกลยุทธ์ในการบริหารจัดการความต้องการ องค์กรส่วนใหญ่จะประสบปัญหาในการตอบสนองความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ซึ่งอาจนำไปสู่ความปั่นป่วนในองค์กร ความล่าช้า และอาจถึงขั้นโครงการล้มเหลว

การติดตั้งใช้งานซอฟต์แวร์ระดับองค์กรหมายถึงการเปลี่ยนแปลง การเตรียมพร้อมและบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลงนั้นได้ดีเพียงใด เป็นตัวบ่งชี้สำคัญของความสำเร็จ

จากรายงานปี 2017 ของ Project Management Institute (PMI) พบว่าองค์กรต่าง ๆ สูญเสียเงินโดยเฉลี่ย 97,000 ดอลลาร์ ต่อทุก ๆ 1,000,000 ดอลลาร์ที่ลงทุนไป เนื่องจากผลการดำเนินโครงการที่ไม่ดี1 ยังมีสถิติที่น่าตกใจอื่น ๆ อีก จากการศึกษาในปี 2012 โดย McKinsey and Company ร่วมกับมหาวิทยาลัยอ็อกซ์ฟอร์ด พบว่าโครงการไอทีขนาดใหญ่โดยเฉลี่ยใช้งบประมาณเกิน 45% และใช้เวลาเกิน 7% ในขณะที่ให้คุณค่าน้อยกว่าที่คาดการณ์ไว้ถึง 56%2 นอกจากนี้ยังพบว่า 17% ของโครงการมีผลการดำเนินงานที่แย่มากจนเป็นภัยคุกคามต่อการอยู่รอดขององค์กรผู้สนับสนุนโครงการ

การเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้องกับโครงการ ERP มีได้หลายรูปแบบ ที่พบบ่อยที่สุดคือ "Big T" (การเปลี่ยนแปลงระดับองค์กรขนาดใหญ่) "little t" (การเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยในหนึ่งหรือหลายฟังก์ชันทางธุรกิจ) และ "lift and shift" (การอัปเกรดเทคโนโลยีโดยพื้นฐาน) ไม่ว่ากรณีใด ความสำเร็จต้องอาศัยความร่วมมืออย่างแข็งแกร่งระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง

ผู้จำหน่าย ERP ได้ลงทุนเงินนับพันล้านดอลลาร์เพื่อปรับปรุงซอฟต์แวร์ของตน จัดหาเวิร์กโฟลว์และคำแนะนำเฉพาะอุตสาหกรรม เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ เพื่อให้คุณได้รับคุณค่าและประโยชน์จากการลงทุนจำนวนมากในซอฟต์แวร์ระดับองค์กร สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาวัฒนธรรมองค์กร กระบวนการทางธุรกิจ ทรัพยากร (บุคลากร การเงิน อุปกรณ์ และเทคโนโลยี) และวิธีการติดตั้งใช้งานของบริษัทคุณ

โครงการติดตั้งใช้งาน ERP ที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดจะได้รับการชี้นำโดยกรอบการบริหารโครงการ ซึ่งทำหน้าที่เป็นกรอบครอบคลุมกิจกรรมและงานที่เกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการความต้องการ ซึ่งจะเป็นตัวกำหนดการตั้งค่า ERP ต่อไป ด้วยระดับการบริหารจัดการ การกำกับดูแล และความเข้มงวดที่เหมาะสม คุณจะสามารถเอาชนะอุปสรรคและความผิดหวังที่มักเกิดขึ้นกับการติดตั้งใช้งาน ERP ได้

ด้านล่างนี้คือห้าประเด็นด้านการบริหารจัดการความต้องการที่ควรพิจารณาเมื่อเริ่มโครงการติดตั้งใช้งาน ERP

มุ่งเน้นการบริหารจัดการความต้องการ

โครงการ ERP คือการลงทุนเชิงกลยุทธ์เพื่ออนาคตขององค์กร ออกแบบมาเพื่อปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจและขับเคลื่อนประสิทธิภาพ จึงไม่ควรมองว่าเป็นเพียงโครงการไอที แม้ว่าฝ่ายไอทีจะมีบทบาทสำคัญในโครงการก็ตาม การมุ่งเน้นการบริหารจัดการความต้องการจะช่วยให้คุณก้าวข้ามความคาดหวังที่พลาดเป้าและการดำเนินงานที่ไม่ดีได้ การมุ่งเน้นความต้องการทั้งหมดอย่างครอบคลุมจะส่งผลให้ระดับการยอมรับของผู้ใช้สูงขึ้นและเพิ่มผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ซึ่งนำไปสู่ประโยชน์ที่จับต้องได้

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

การวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างละเอียดและถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อให้แน่ใจว่าโซลูชัน ERP ที่ติดตั้งใช้งานเสร็จสมบูรณ์นั้นตอบสนองหรือเกินความคาดหวังของผู้สนับสนุนโครงการ ในระหว่างกระบวนการระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย อย่าลืมพิจารณากลุ่มต่อไปนี้เพื่อรวมไว้ในการวิเคราะห์ของคุณ การมองข้ามใครสักคนอาจเป็นตัวชี้ขาดระหว่างความสำเร็จและความล้มเหลว

คุณค่าที่นำเสนอ

จุดเริ่มต้นในอุดมคติสำหรับการติดตั้งใช้งาน ERP ใด ๆ คือการประเมินความต้องการ ซึ่งองค์กรจะกำหนดปัญหาและโอกาสที่ต้องการแก้ไขอย่างชัดเจน

ขั้นตอนต่อไปคือการวิเคราะห์ต้นทุนและผลประโยชน์ และพัฒนาแผนธุรกิจ (business case) สำหรับโครงการ

ในระหว่างกระบวนการนี้ เป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการจะถูกจัดวางให้สอดคล้องเชิงกลยุทธ์กับเป้าหมายของธุรกิจ

แผนธุรกิจ ERP ที่กำหนดไว้อย่างถูกต้องจะถูกอ้างอิงและปรับปรุงตลอดวงจรชีวิตของโครงการ และอาจถูกอ้างอิงต่อไปอีกหลายปีหลังจากนั้น แผนธุรกิจจะช่วยให้เกิดความเข้าใจร่วมกันเกี่ยวกับโครงการ และกำหนดคุณค่าที่โปรแกรม ERP จะส่งมอบให้กับธุรกิจ

ด้วยการวางแผนและพิจารณาอย่างรอบคอบ แผนธุรกิจที่จัดทำมาอย่างดีสามารถเพิ่มโอกาสความสำเร็จของการติดตั้งใช้งาน ERP ได้อย่างมาก เมื่อแผนธุรกิจได้รับอนุมัติแล้ว องค์กรควรเริ่มดำเนินการจัดทำกฎบัตรโครงการ (project charter) ซึ่งเป็นเอกสารที่อนุมัติโครงการอย่างเป็นทางการ

การไม่สร้างความชัดเจนว่าทีมงานกำลังพยายามบรรลุสิ่งใดเป็นสาเหตุหลักของความล้มเหลวของโครงการ เพื่อเพิ่มโอกาสที่จะได้ผลลัพธ์ที่ดี ควรใช้เวลาจัดทำแผนธุรกิจและกฎบัตรโครงการตั้งแต่เริ่มต้น

แนวทางและแผนงานสู่ความสำเร็จของการติดตั้งใช้งาน ERP

สนับสนุนกรอบการติดตั้งใช้งานด้วยแผนงานหลายแผนที่ออกแบบมาเพื่อจัดวางผู้มีส่วนได้ส่วนเสียให้สอดคล้องกันตามแผนธุรกิจและกฎบัตรที่ได้รับอนุมัติ ผลงานส่งมอบสำคัญบางส่วนที่มักถูกมองข้าม ได้แก่:

• กลยุทธ์ด้านการสอบย้อนกลับ (traceability) และเมทริกซ์การสอบย้อนกลับ
• แผนบริหารจัดการความต้องการ และแผนวิเคราะห์ธุรกิจ
• กลยุทธ์การทดสอบ แผนเกณฑ์การยอมรับ และแผนบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลงแบบบูรณาการ

เครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับการรวบรวมความต้องการคือเมทริกซ์การสอบย้อนกลับแบบ MoSCoW เมื่อใช้เครื่องมือนี้อย่างถูกต้อง ทีมโครงการจะสามารถบันทึก จัดลำดับความสำคัญ สอบย้อนกลับ และติดตามความต้องการได้ตลอดระยะเวลาของโครงการ กลยุทธ์การทดสอบและแผนเกณฑ์การยอมรับให้แนวทางเพื่อให้แน่ใจว่ารายการที่บันทึกไว้ในเมทริกซ์การสอบย้อนกลับแบบ MoSCoW ได้รับการอนุมัติที่จำเป็นสำหรับการย้ายไปสู่สถานะใช้งานจริง

การวิเคราะห์ความต้องการ

การวิเคราะห์ความต้องการอย่างละเอียดถี่ถ้วนอาจเป็นกิจกรรมที่สำคัญที่สุดเพียงหนึ่งเดียวในโครงการ กิจกรรมและงานเหล่านี้มุ่งเน้นไปที่สิ่งต่อไปนี้:

• การระบุ
• การจัดลำดับความสำคัญ
• การจัดทำข้อกำหนด
• การอนุมัติ และ
• การตรวจสอบยืนยันความต้องการของโซลูชัน

รายละเอียดเฉพาะจะถูกบันทึกไว้ในกลยุทธ์การสอบย้อนกลับ แผนบริหารจัดการความต้องการ และแผนวิเคราะห์ธุรกิจ

เมทริกซ์การสอบย้อนกลับแบบ MoSCoW เวอร์ชันแรกให้การวัดผลพื้นฐานสำหรับการเปรียบเทียบในอนาคตและการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ พื้นฐานนี้แสดงถึงขอบเขตงานทั้งหมดที่ทราบเพื่อทำให้การติดตั้งใช้งาน ERP เสร็จสมบูรณ์

เมื่อกำหนดพื้นฐานแล้ว การเปลี่ยนแปลงใด ๆ จะต้องเป็นไปตามแผนบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลงแบบบูรณาการ วัตถุประสงค์ของแผนบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลงแบบบูรณาการไม่ใช่เพื่อขจัดการเปลี่ยนแปลง แต่เพื่อกำหนดกระบวนการที่ช่วยให้การเปลี่ยนแปลงที่เสนอได้รับการระบุ ประเมิน และส่งต่อไปยังฝ่ายกำกับดูแลอย่างเหมาะสม

เหนือกว่า RICE

โครงการ ERP หลายโครงการมุ่งเน้นไปที่ความต้องการเชิงฟังก์ชัน ซึ่งมักเรียกว่า RICE (Reports, Interfaces, Conversions, and Extensions) โครงการ ERP ที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดจะมองไกลกว่า RICE และพิจารณาความต้องการด้านธุรกิจ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ความต้องการที่ไม่ใช่เชิงฟังก์ชัน และความต้องการด้านการเปลี่ยนผ่าน แนวทางแบบองค์รวมนี้ในการวิเคราะห์และบริหารจัดการความต้องการช่วยให้แน่ใจว่าทุกด้านของโครงการได้รับการพิจารณา และองค์กรพร้อมสำหรับการเปลี่ยนผ่านไปสู่สถานะใช้งานจริงหลังจากเริ่มใช้งาน

1 Project Management Institute, 2017 Pulse of the Profession Success Rates Rise, Transforming the high cost of low performance

2 McKinsey and Company, 2012, Delivering large-scale IT projects on time, on budget, and on value

เกี่ยวกับผู้เขียน

Brian Williamson (PfMP, PgMP, PMP, PMI-RMP, PMI-PBA, PMI-SP, PMI-ACP, ITIL Expert และ Certified Fraud Examiner) ดำรงตำแหน่ง Executive Director of PMO ที่ Avaap ไบรอันเป็นผู้เขียนหนังสือ "PMI-PBA® Exam Practice Test and Study Guide" ผู้ร่วมเขียนหนังสือ "Making Choices: Aligning Strategic Business Execution with Strategy through Project Portfolio Management" และมีผลงานตีพิมพ์อีกมากมายเกี่ยวกับการบริหารพอร์ตโฟลิโอ โปรแกรม และโครงการ

← กลับไปที่บล็อกทั้งหมด