5 วิธีที่เชื่อถือได้ในการทำบัญชีธุรกิจขนาดเล็กให้เรียบง่าย

ในฐานะเจ้าของธุรกิจมา 18 ปี ผมรู้ดีว่าการบริหารบัญชีของตัวเองนั้นท้าทายเพียงใด หากคุณไม่ใช่นักบัญชีโดยอาชีพ สำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่ เพียงแค่คิดถึงบัญชีธุรกิจก็รู้สึกหวาดกลัวและหดหู่แล้ว แล้วคุณจะหาเวลาและทรัพยากรมาเติบโตธุรกิจ ขับเคลื่อนการผลิต จัดการปัญหาพนักงาน และดูแลตัวเลขไปพร้อมกันได้อย่างไร

นี่คือห้าสิ่งที่เชื่อถือได้ที่ผมทำเพื่อบริหารบัญชีธุรกิจของผม ซึ่งจะช่วยให้คุณบริหารบัญชีของคุณได้อย่างง่ายดาย และหวังว่าจะเครียดน้อยลงมาก

1. นัดหมาย (15 นาที)!

สร้างนัดหมายในปฏิทินหรือสมุดบันทึกสัปดาห์ละ 15 นาทีเพื่อจัดระเบียบบัญชีของคุณ แค่นั้นเอง เพียงสัปดาห์ละ 15 นาที คุณสามารถชงชาสักถ้วย และเมื่อดื่มชาเสร็จ บัญชีของคุณก็จะอัปเดตเรียบร้อยแล้ว นัดหมายนี้ต้องมาก่อนและไม่ควรเลื่อน งานลูกค้ามักรู้สึกเร่งด่วนกว่าการอัปเดตบัญชีเสมอ แต่เมื่อคุณจัดสรรเวลาทำสิ่งนี้ทุกสัปดาห์ ระดับความเครียดของคุณทั้งตอนนี้และช่วงสิ้นปีจะลดลงอย่างรวดเร็ว คุณจะมองเห็นธุรกิจของคุณชัดขึ้นด้วย และมีทุกอย่างพร้อมเมื่อฤดูภาษีมาถึงอย่างรวดเร็วเกินคาด อีกทางเลือกหนึ่งคือใช้ระบบที่อัปเดตบัญชีให้คุณโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่มีธุรกรรม เช่น QuickEasy BOS ซึ่งในกรณีนี้คุณก็แค่นั่งเอนหลังและเพลิดเพลินกับช่วงพักดื่มชาได้เลย

2. ถอยห่างจากสเปรดชีต

คำแนะนำที่ดีที่สุดที่ผมเคยได้รับ (และต่อมาก็นำไปบอกต่อ) คือให้เลิกใช้สเปรดชีตในการทำบัญชี เหตุผลแรกคือมันทำให้ธุรกิจของคุณเสี่ยงต่อความผิดพลาดจากมนุษย์ เหตุผลที่สองคือมันเพิ่มค่าใช้จ่ายเงินเดือนฝ่ายธุรการ เหตุผลที่สามคือมันเป็นงานแมนวลอย่างมาก โดยแทบไม่มีฟังก์ชันของระบบช่วยเหลือเลย

มีระบบบัญชีแบบเดี่ยวให้ธุรกิจขนาดเล็กเลือกใช้มากมาย ตั้งแต่แอปฟรีไปจนถึงแพ็กเกจบัญชีที่แข็งแกร่งกว่า อย่างไรก็ตาม ระบบเหล่านี้อาจใช้งานค่อนข้างซับซ้อน และมักออกแบบมาเพื่อนักบัญชีมากกว่าเจ้าของธุรกิจ

นักบัญชีส่วนใหญ่มองหาฟังก์ชันเหล่านี้ในซอฟต์แวร์ ดังนั้นคุณจะไม่พลาดหากมองหาซอฟต์แวร์ธุรกิจที่ทำสิ่งต่อไปนี้ได้ พร้อมประโยชน์เสริมคือใช้งานง่าย:

• สามารถนำเข้าข้อมูลจากบัญชีธนาคารได้โดยตรงหรือไม่
• บัญชีแยกประเภทรองรับจำนวนบัญชีไม่จำกัดหรือไม่ มุมมองแบบโต้ตอบได้จะเป็นข้อดีเพิ่มเติม
• สามารถตรวจสอบบัญชีและปิดงวดบัญชีได้หรือไม่
• สามารถส่งอีเมลใบแจ้งยอด ใบแจ้งหนี้ และการแจ้งเตือนเฉพาะบุคคลแบบจำนวนมากได้หรือไม่
• มีการควบคุม VAT งบทดลอง งบกำไรขาดทุน และงบดุลหรือไม่
• สามารถส่งออกไปยัง Excel หรือแพ็กเกจบัญชีอื่นได้หรือไม่

อย่ากลัวรายการนี้ไปเลย ในฐานะเจ้าของธุรกิจ การเข้าถึงข้อมูลบัญชีเหล่านี้ก็เพียงพอแล้วที่จะบังคับเรือให้แล่นไปในทิศทางที่ถูกต้อง ท้ายที่สุดแล้ว ยิ่งซอฟต์แวร์ธุรกิจของคุณเชื่อมโยงกับทั้งธุรกิจมากเท่าไร บัญชีของคุณก็จะยิ่งเป็นระบบอัตโนมัติมากขึ้นเท่านั้น และสามารถดึงข้อมูลสดจากทุกขั้นตอนของกระบวนการธุรกิจ ตั้งแต่การเสนอราคาไปจนถึงการผลิตและการออกใบแจ้งหนี้ มาเป็นข้อมูลบัญชีที่มีความหมาย ดังนั้นทางเลือกที่ดีกว่าและยั่งยืนกว่าอาจเป็นการใช้ระบบ ERP ที่มีทั้งฟังก์ชันบัญชีและฟังก์ชันธุรกิจอื่น ๆ ทั้งหมด แทนที่จะเป็นเพียงระบบบัญชีเท่านั้น

3. อย่าปนงานกับความสุขส่วนตัว

แน่นอนว่าคุณเริ่มต้นธุรกิจเพื่อให้ได้ไลฟ์สไตล์แบบหนึ่ง แต่การซื้อรองเท้าคู่ใหม่ด้วยบัตรเครดิตบริษัท หรือจ่ายค่าทัศนศึกษาของลูกด้วยบัตรเช็คของธุรกิจ อาจกำลังสร้างความยุ่งเหยิงในบัญชีของคุณ แม้คุณจะสัญญากับตัวเองว่าจะจ่ายคืนให้ธุรกิจในภายหลัง แต่ถ้าจะทำให้ถูกต้อง คุณต้องแยกสิ่งเหล่านี้ออกจากกัน ประหยัดเวลาทำงานหลายชั่วโมงและติดตามค่าใช้จ่ายได้ง่ายขึ้น ด้วยการแยกบัญชีสองบัญชี บัญชีหนึ่งสำหรับธุรกิจและอีกบัญชีสำหรับส่วนตัว

4. โทรหาเพื่อน

บางครั้งคุณก็ต้องการผู้เชี่ยวชาญมาจัดการเรื่องใหญ่ ๆ อย่างภาษีธุรกิจของคุณ สำหรับเรื่องนี้ เราแนะนำให้ใช้บริการทางการเงินแบบเอาต์ซอร์สไปเลย เป็นค่าใช้จ่ายเพียงเล็กน้อยเมื่อเทียบกับการจ่ายเงินเดือนพนักงานประจำรายเดือน นอกจากนี้ยังปลดปล่อยให้คุณไม่ต้องพยายามทำทุกอย่างเองและเกิดความผิดพลาด เพื่อให้คุณสามารถโฟกัสกับสิ่งสำคัญ อย่างการบริหารธุรกิจของคุณ ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้มีประสบการณ์ การฝึกอบรม และความเชี่ยวชาญในด้านนี้มากกว่ามาก และข้อมูลที่สะอาดที่คุณส่งให้พวกเขาจากระบบ ERP ของคุณจะช่วยลดชั่วโมงการเรียกเก็บเงินให้สั้นลงและประหยัดกว่า บ่อยครั้งพวกเขายังพบรายการหักลดหย่อนเพิ่มเติมและช่วยให้คุณไม่ต้องเสียค่าปรับ ดังนั้นเมื่อเรื่องราวเริ่มซับซ้อนหรือถึงกำหนดชำระภาษี จงประหยัดเงินและความเครียดของคุณด้วยการเรียกผู้เชี่ยวชาญที่เชื่อถือได้มาช่วย

5. ได้ทั้งเค้กและได้รับเงินด้วย

เรื่องนี้อาจดูชัดเจนมาก แต่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากกลับมีปัญหาในการรู้ว่าได้ออกใบแจ้งหนี้ไปกี่ใบ งานทั้งหมดที่ทำไปได้ออกใบแจ้งหนี้อย่างถูกต้องหรือไม่ หรือลูกค้าชำระเงินแล้วหรือยัง อาจต้องใช้เวลาหลายเดือนกว่าคุณจะรู้ตัวว่ามีใบแจ้งหนี้ค้างชำระ หากคุณไม่ได้เก็บบันทึกอย่างเหมาะสม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณติดตามยอดชำระเงินทั้งหมดที่ถึงกำหนดและบันทึกว่าใบแจ้งหนี้แต่ละใบได้รับการชำระเมื่อใด ระบบบัญชีและ ERP ของคุณควรแสดงให้เห็นในทันทีว่าใบแจ้งหนี้ใดค้างชำระ ลูกค้าโดยทั่วไปใช้เวลานานเท่าใดในการชำระเงิน และลูกค้ารายใดที่คุณเคยมีปัญหาในการเรียกเก็บเงินในอดีต ด้วยวิธีนี้ คุณจะบริหารธุรกิจได้อย่างชาญฉลาด กระชับ และทำกำไรได้มากขึ้น

ติดต่อเราวันนี้เพื่อขอคำปรึกษากับตัวแทนธุรกิจที่มีประสบการณ์ของเราสำหรับความต้องการทางธุรกิจของคุณ

ติดต่อเรา

← กลับไปที่บล็อกทั้งหมด