เคล็ดลับสำคัญในการบริหารทีมงานทางไกลอย่างมีประสิทธิภาพ

ในฐานะเจ้าของธุรกิจในแอฟริกาใต้มากว่า 18 ปี ผมรู้ดีว่าการบริหารทีมงานทางไกลในสถานที่ต่าง ๆ ทั่วโลกเป็นอย่างไร

ผมมักเดินทางออกนอกประเทศเพื่อธุรกิจอยู่บ่อยครั้ง และทีมงานของผมกระจายอยู่ทั่วแอฟริกาใต้และเติบโตขึ้นอย่างต่อเนื่อง ผมสนับสนุนการทำงานทางไกลมาหลายปีแล้ว ด้วยความเข้าใจง่าย ๆ ว่าทีมงานของผมสามารถทำงานได้ทุกเวลาและจากทุกสถานที่ ตราบใดที่งานเสร็จและครบชั่วโมงทำงาน ความท้าทายสำคัญสำหรับผมคือการหาสมดุลระหว่างการติดตามผลิตภาพของพวกเขา การมุ่งเน้นบริหารและขยายธุรกิจ พร้อมกับรักษาความรู้สึกของอัตลักษณ์ จุดโฟกัส และความเป็นส่วนหนึ่งในทีมที่กระจัดกระจาย

เมื่อธุรกิจบนคลาวด์ผุดขึ้นทั่วแอฟริกาใต้ และสำนักงานที่บ้านและสำนักงานเสมือนกลายเป็นเรื่องปกติมากขึ้น คุณจะพบว่าการบริหารทีมงานทางไกลมีทั้งประโยชน์และความท้าทายใหม่ ๆ ในแบบของมันเอง

นี่คือแนวคิดบางส่วนที่ได้ผลกับเราในการบริหารทีมงานทางไกลให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

1. เริ่มต้นให้ถูกทาง

จุดเริ่มต้นแรกคือการสรรหาบุคลากร ไม่ว่าพนักงานของคุณจะทำงานที่บ้าน รับโทรศัพท์ หรือทำงานที่สำนักงานกลาง พวกเขาก็เป็นส่วนหนึ่งของแบรนด์ เป็นส่วนหนึ่งของธุรกิจที่คุณทุ่มเทหัวใจ จิตวิญญาณ และเงินในบัญชีลงไป และเป็นส่วนหนึ่งของประสบการณ์ลูกค้า ใช้เวลาและเงินในจุดนี้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจ้างคนที่เหมาะสม แล้วคุณจะได้ชั่วโมงทำงานที่มีผลิตภาพมากขึ้นจากทีมงาน และปัญหาด้านบุคลากรน้อยลง

ก. จ้างคนประเภท 'นักลงมือทำ'

นักลงมือทำจะทำงานให้สำเร็จ ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่บลูมฟงเทนหรือบูลาวาโย! คุณแทบไม่ต้องบอกใบ้ว่าต้องการอะไร พวกเขาจะหาวิธีทำให้สำเร็จได้เอง คุณยังคงต้องให้ทิศทางและข้อมูลอยู่บ้าง แต่มุกตลกในออฟฟิศของเราคือนักลงมือทำก็เหมือนรถไขลาน คุณแค่ไขลานที่ล้อ ชี้ทิศทางที่ถูกต้อง แล้วปล่อยให้พวกเขาวิ่งไป! พวกเขาจะเดินหน้าเต็มที่จนกว่างานจะเสร็จ ต้องการการบริหารจัดการน้อยมาก และมักผลิตงานที่สร้างสรรค์ เชื่อถือได้ และมีคุณภาพสม่ำเสมอในระดับสูง

ข. จ้างคนที่คุณไว้ใจได้ แล้วก็ไว้ใจพวกเขา

ทีมงานทางไกลจะหยุดทำงานได้ผลหากคุณรู้สึกว่าไว้ใจคนที่อยู่ปลายสายไม่ได้ หากคุณพบว่าตัวเองสงสัยอยู่ตลอดว่าใครกำลังทำอะไรอยู่ นั่นแปลว่าคุณกำลังใช้พลังงานสมองที่มีจำกัดอยู่แล้วไปกับความกังวล แทนที่จะใช้ฝันถึงวิธีขยายธุรกิจ ความไว้ใจเป็นสิ่งสำคัญมาก จึงควรจ้างคนที่แสดงให้เห็นว่าไว้ใจได้ เชื่อถือได้และรับผิดชอบ และมีความรับผิดชอบสูง แล้วจึงปล่อยวางและไว้ใจพวกเขา

ค. จ้างคนที่สื่อสารเก่ง

เมื่ออยู่ในสำนักงานกลาง ข้อมูลส่วนใหญ่จะถูกสื่อสารด้วยวาจา แต่ในการทำงานทางไกล การสื่อสารส่วนใหญ่เป็นลายลักษณ์อักษร จึงควรจ้างคนที่สื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรได้ดี สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือสมาชิกในทีมที่ไม่พอใจ เพราะมีคนที่ทำให้พวกเขารู้สึกไม่ดีอยู่เรื่อย ๆ โดยอาจไม่ได้ตั้งใจ ด้วยการสื่อสารที่ห้วนและไม่ระมัดระวัง

2. ปลูกฝังวัฒนธรรมแห่งความรับผิดชอบ

ข้อนี้สำคัญมากสำหรับเรา: คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าคนกำลังทำงานอยู่จริง เมื่อเจ้านายใหญ่ไม่ได้คอยจับตาดูอยู่ วิธีง่าย ๆ ที่เราใช้ติดตามทีมงานคือผ่านแดชบอร์ด ตัวติดตามเวลา และตัวติดตามงานของ BOS ซึ่งเปิดให้ทีมทั้งหมดเห็นได้ เพื่อให้ทุกคนรู้ความคืบหน้าของงานแต่ละชิ้น รวมถึงผลิตภาพของแต่ละคน สิ่งนี้ทำให้ง่ายขึ้นในการติดตามความคืบหน้าของโครงการ และยังทำให้ทุกคนที่ QuickEasy รับผิดชอบต่อกันและกันในการทำหน้าที่ของตน

3. ให้รางวัลความเป็นเลิศ

ส่งเสริมวัฒนธรรมแห่งความเป็นเลิศด้วยการยกย่อง ชื่นชม และให้รางวัลเมื่อทำงานได้ดี สิ่งนี้ต้องตั้งใจทำมากกว่าในสถานการณ์สำนักงานปกติ จึงควรหาวิธีที่สร้างสรรค์ในการทำสิ่งนี้ เช่น การส่ง gif เคลื่อนไหวในแชท Skype ของทีม วิดีโอ หรือแม้แต่บัตรของขวัญหรือของที่ระลึกแบรนด์บริษัทที่เราใช้กัน รางวัลและการยกย่องมีความหมายอย่างมากในทีมงานที่ค่อนข้างแยกกันทำงาน นักลงมือทำมักเติบโตได้ดีจากผลตอบรับเชิงบวก และบางครั้งแม้แต่คำชมด้วยวาจาก็ทำให้คนรู้สึกได้รับการยอมรับ จึงควรใส่ใจกับคำชมและการให้กำลังใจของคุณ

4. ทำงานอัตโนมัติ ทำงานอัตโนมัติ ทำงานอัตโนมัติ

แก่นแท้ของ QuickEasy คือความสัมพันธ์ แต่แก่นแท้รองลงมาคือระบบอัตโนมัติ นอกเหนือจากข้อเท็จจริงที่ชัดเจนว่าซอฟต์แวร์ธุรกิจของเราทำสิ่งนี้ให้เราแล้ว นี่คือเหตุผลที่เราทำงานอัตโนมัติ: หนึ่ง มันช่วยให้เรารักษาขนาดทีมให้เล็กลงได้ เพราะเราไม่ต้องการพนักงานเพิ่มเติมเพื่อทำงานธุรการที่ซ้ำซากจำเจ สอง มันทำให้ทีมงานสามารถมุ่งเน้นงานที่สร้างผลกระทบสูงและสร้างรายได้ได้เกือบตลอดเวลา แทนที่จะใช้เวลาไปกับงานธุรการหรือการบันทึกข้อมูลซ้ำสอง

5. ตั้งเป้าหมาย ยึดมั่นกับมัน แล้ววัดผล

เราทุกคนต้องการเป้าหมาย เราทุกคนต้องการเหตุผลที่จะลุกจากเตียงในตอนเช้า เป้าหมายส่วนตัว เช่น การเก็บเงินไปเที่ยวต่างประเทศ ซื้อบ้าน หรือส่งลูกเรียนมหาวิทยาลัย ผลักดันเราและช่วยให้เรามีวินัย เป้าหมายในการทำงานก็เหมือนกันทุกประการ เพียงแต่คุณอาจต้องทำให้ประโยชน์ต่อทีมชัดเจนขึ้นในตอนแรก เพื่อให้ทีมหรือแต่ละคนยอมรับและมีส่วนร่วม

ก) ตั้งเป้าหมายแบบ SMART (เจาะจง วัดผลได้ ตกลงร่วมกัน สมเหตุสมผล มีกรอบเวลา)

ทำตามคำย่อสั้น ๆ ที่ชาญฉลาดนี้แล้วคุณจะไปได้สวย วางเป้าหมายที่กำหนดไว้ชัดเจน มีเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดที่แน่นอน และเป็นไปได้จริงที่จะบรรลุผล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีระบบและโครงสร้างพร้อมสำหรับวัดผลว่าบรรลุเป้าหมายนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพเพียงใด แรงจูงใจของทีมจะดีขึ้นเมื่อบรรลุเป้าหมายแต่ละจุด

ข) วางขั้นตอนการทำงานให้ชัดเจน

ขั้นตอนการทำงานให้โครงสร้างแก่ทีมในการปฏิบัติงาน เหมือนกับการสร้างขอบเขตของพื้นที่ปลอดภัยในการเล่นและวิธีทำงานที่มีประสิทธิภาพ วางแผนขั้นตอนเหล่านี้ในเอกสารหรือแพลตฟอร์มที่เห็นภาพชัดเจนขึ้น เช่น Visio และแบ่งปันให้ทีมงานทราบ เพื่อให้ทุกคนรู้วิธีที่เร็วที่สุดและดีที่สุดในการทำงานแต่ละอย่าง สิ่งนี้ยังสามารถส่งผลไปถึง KPI และกระบวนการประเมินผลและให้รางวัลตามปกติได้ด้วย

ค) เลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม

สำหรับการสื่อสารภายในและการประชุม เราชื่นชอบ Slack, Google Meet, Skype และ Team Viewer เราพยายามเก็บกล่องข้อความไว้สำหรับการสื่อสารกับลูกค้าเท่านั้น สำหรับการติดตามเวลาและการบริหารโครงการ เราชื่นชอบ Trello, Asana หรือ BOS BOS (Business Operating System) ยังมีฟังก์ชันในตัวสำหรับการประเมินราคา สต็อกและสินค้าคงคลัง บัญชี การบริหารทรัพยากร และรายงาน ทำให้เราใช้ประโยชน์ได้อย่างเต็มที่ ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมยังจะแสดงให้คุณเห็นด้วยว่าทีมงานของคุณบรรลุเป้าหมายเหล่านี้หรือไม่ และดีเพียงใด

6. เช็คอินทุกวัน… ใช่แล้ว ทุกวัน

ตั้งการแจ้งเตือนในปฏิทินสำหรับการเช็คอินรายวันกับทีมงาน และอย่ายกเลิกมันเด็ดขาด ใช้การเช็คอินเพื่อดูว่าพวกเขาต้องการข้อมูลจากคุณหรือไม่ ติดขัดตรงไหน หรือกำลังมุ่งเน้นงานที่ไม่ใช่ลำดับความสำคัญหรือไม่ และความคืบหน้าของงานเป็นอย่างไร อาจเป็นการโทรศัพท์ อีเมล หรือระบบใดก็ตามที่คุณใช้สำหรับการสื่อสารภายใน การเช็คอินรายวันนี้ช่วยขจัดความรู้สึกโดดเดี่ยว และทำให้ทีมงานของคุณรู้สึกว่าพวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของสิ่งที่ยิ่งใหญ่กว่า มีที่ยืนของตนเอง และงานของพวกเขามีความสำคัญ

← กลับไปที่บล็อกทั้งหมด