การประเมินและบริหารความเสี่ยง: ERP ช่วยให้คุณ 'ติ๊กถูกครบทุกช่อง' ได้อย่างไร

โดย Anton Oosthuizen

บริษัทผู้ผลิตพึ่งพาซอฟต์แวร์และระบบต่าง ๆ เพื่อให้มั่นใจว่าการดำเนินงานมีประสิทธิภาพ ได้ผล และทำกำไร อย่างไรก็ตาม ระบบเหล่านี้ก็มาพร้อมกับความเสี่ยงในตัวเอง ซึ่งอาจนำไปสู่ความผิดพลาดที่มีต้นทุนสูง การหยุดทำงานของระบบ และการละเมิดความปลอดภัย ด้วยเหตุนี้ ผู้ผลิตจึงจำเป็นต้องดำเนินการประเมินความเสี่ยงอย่างละเอียดถี่ถ้วน และนำกลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงมาใช้เพื่อปกป้องการดำเนินงานและทรัพย์สินของตน ในบทความนี้ เราจะสำรวจว่าเหตุใดการประเมินและบริหารความเสี่ยงด้านซอฟต์แวร์และระบบจึงสำคัญต่อผู้ผลิต ประโยชน์ของการบริหารความเสี่ยง วิธีดำเนินการประเมินความเสี่ยง และวิธีบรรเทาความเสี่ยงด้วยโซลูชัน ERP อย่าง Quickeasy BOS

“การอยู่รอดและการเติบโตอย่างรุ่งเรืองต้องอาศัยความสามารถในการรับรู้และตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงอย่างเฉียบคม แนวปฏิบัติในการประเมินความเสี่ยงของผู้ผลิตควรมีความคล่องตัวและยืดหยุ่น เพื่อให้บริษัทสามารถรับรู้และตอบสนองต่อความเสี่ยงที่ยังไม่ปรากฏชัดเมื่อหนึ่งหรือสองปีก่อนได้”

Deloitte

เหตุใดการประเมินความเสี่ยงของระบบจึงสำคัญ

บริษัทผู้ผลิตดำเนินงานในสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและมีพลวัตสูง โดยมีเทคโนโลยีใหม่ ๆ เกิดขึ้นอย่างสม่ำเสมอ ด้วยเหตุนี้ การประเมินและบริหารความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีและระบบเหล่านี้อย่างต่อเนื่องจึงเป็นสิ่งจำเป็น

เทคโนโลยีที่กระจัดกระจาย

เมื่อมีแอปและซอฟต์แวร์ใหม่ ๆ เกิดขึ้น มักถูกเพิ่มและเชื่อมต่อเข้ากับวงจรการดำเนินงานทีละส่วน แม้แต่ละแอปจะมีประโยชน์เฉพาะตัว แต่มีเพียงไม่กี่แอปที่ถูกออกแบบมาให้สื่อสารข้อมูลของบริษัทระหว่างกันได้อย่างราบรื่น

ตัวอย่างเช่น การใช้ระบบบัญชีแยกต่างหากจากแพลตฟอร์มการผลิตอาจเปิดช่องให้ธุรกิจต้องเผชิญความเสี่ยง ความผิดพลาด ความล่าช้า การทำงานซ้ำซ้อน และความสับสน ตามหลักการแล้ว ระบบบัญชี การผลิต และงานสำนักงานหลังบ้านควรถูกรวมเข้าไว้ในระบบ ERP เดียวกัน

ความล้มเหลวของซอฟต์แวร์และระบบอาจส่งผลให้สูญเสียผลิตภาพ รายได้ และชื่อเสียงของบริษัท นอกจากนี้ ในยุคดิจิทัลปัจจุบัน ภัยคุกคามด้านความปลอดภัยไซเบอร์ยังเป็นความกังวลที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง การถูกโจมตีทางไซเบอร์เพียงครั้งเดียวสามารถส่งผลกระทบอย่างมากต่อธุรกิจ ตั้งแต่ความสูญเสียทางการเงินไปจนถึงทรัพย์สินทางปัญญาที่ถูกขโมย

เทคโนโลยีที่ล้าสมัย

ในหลายกรณี ผู้ผลิตยังคงใช้ระบบที่ถูกสร้างขึ้นเฉพาะให้กับตนเองเมื่อหลายสิบปีก่อน ในยุคที่ระบบ ERP เพิ่งเริ่มต้น ระบบเหล่านี้ทำงานช้า ไม่แน่นอน ยุ่งยาก บำรุงรักษาและอัปเดตได้ยาก มักทำงานแบบโดดเดี่ยว และขาดความคล่องตัวที่ธุรกิจยุคใหม่ต้องการในการเชื่อมต่อกับระบบสำคัญอื่น ๆ

หรือที่น่ากังวลยิ่งกว่านั้น ผู้ผลิตบางรายอาจใช้สเปรดชีตหรือระบบแมนนวลอื่น ๆ ที่ไม่สามารถเชื่อมต่อกันได้ในการบริหารธุรกิจ

สิ่งนี้ทำให้บริษัทเผชิญความเสี่ยงอย่างมากจากความผิดพลาดของมนุษย์ กระบวนการที่เสียเวลา และการขาดความชัดเจน

ขาดการควบคุมกระบวนการ

บางครั้งองค์กรมีเทคโนโลยี การเชื่อมต่อ และระบบล่าสุดครบถ้วนแล้ว แต่กระบวนการและเวิร์กโฟลว์กลับไม่ได้ถูกออกแบบโดยคำนึงถึงการบริหารความเสี่ยง

หากปราศจากการตั้งค่าที่ถูกต้อง การสำรองข้อมูล การจัดทำเอกสาร และการควบคุมเวิร์กโฟลว์และกระบวนการที่เหมาะสม องค์กรอาจต้องเผชิญความเสี่ยงอย่างมาก

ประโยชน์ของการบริหารความเสี่ยง

กลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงที่มีประสิทธิภาพช่วยให้ผู้ผลิตสามารถระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น และดำเนินมาตรการเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นได้

ด้วยการประเมินความเสี่ยง บริษัทจะสามารถทำความเข้าใจความเสี่ยงของตนเองและพัฒนากลยุทธ์การบรรเทาความเสี่ยงได้ ซึ่งอาจรวมถึงการอัปเดตระบบและแพตช์ความปลอดภัยอย่างสม่ำเสมอ การฝึกอบรมพนักงาน และอื่น ๆ

ด้วยการนำกลยุทธ์เหล่านี้มาใช้ ผู้ผลิตสามารถลดการเปิดรับความเสี่ยงและลดผลกระทบจากภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้นได้ ซึ่งนำไปสู่ประสิทธิภาพการดำเนินงานที่สูงขึ้น ผลิตภาพที่เพิ่มขึ้น และความปลอดภัยที่แข็งแกร่งขึ้น

วิธีดำเนินการประเมินความเสี่ยง

การประเมินความเสี่ยงประกอบด้วยการระบุภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้น การประเมินโอกาสและผลกระทบของภัยคุกคามเหล่านั้น และการพัฒนาแผนบรรเทาความเสี่ยง

• สำรวจระบบทั้งหมด ขั้นตอนแรกคือการระบุทรัพย์สินและระบบที่สำคัญต่อกระบวนการผลิต รวมถึงฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และข้อมูล ซึ่งต้องมีการสำรวจระบบทั้งหมดอย่างละเอียด รวมถึงระบบที่ใช้งานโดยผู้ให้บริการภายนอกด้วย
• วิเคราะห์ภัยคุกคาม เมื่อสำรวจระบบเสร็จแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการระบุภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้น เช่น ฮาร์ดแวร์ขัดข้อง ช่องโหว่ของซอฟต์แวร์ และการโจมตีทางไซเบอร์ จากนั้นจึงประเมินโอกาสและผลกระทบของแต่ละภัยคุกคาม และกำหนดคะแนนความเสี่ยง
• วิเคราะห์ผลกระทบ เมื่อระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการประเมินโอกาสและผลกระทบของความเสี่ยงเหล่านั้น หากคุณใช้ระบบ ERP อย่าง QuickEasy BOS ระบบจะมีเครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลที่ทรงพลังซึ่งช่วยให้คุณประเมินความเสี่ยงจากสถานการณ์จำลองต่าง ๆ ได้ การจำลองสถานการณ์ที่หลากหลายจะช่วยให้คุณเข้าใจผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นของแต่ละความเสี่ยงได้ดียิ่งขึ้น และจัดลำดับความสำคัญของการบรรเทาความเสี่ยงได้อย่างเหมาะสม
• แผนบริหารความเสี่ยง เมื่อการประเมินความเสี่ยงเสร็จสมบูรณ์ ผู้ผลิตสามารถพัฒนาแผนบรรเทาความเสี่ยงที่ระบุขั้นตอนที่จำเป็นในการลดหรือขจัดความเสี่ยงที่พบ ซึ่งรวมถึงมาตรการป้องกันการโจมตีทางไซเบอร์ เช่น ไฟร์วอลล์และซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัส การสำรองข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ การตรวจสอบเวิร์กโฟลว์ การฝึกอบรมพนักงาน และอื่น ๆ ด้วยการทบทวนและอัปเดตแผนบรรเทาความเสี่ยงอย่างสม่ำเสมอ ผู้ผลิตสามารถก้าวนำภัยคุกคามใหม่ ๆ และลดการเปิดรับความเสี่ยงได้อย่างต่อเนื่อง

ERP ช่วยประเมิน บริหาร และบรรเทาความเสี่ยงได้อย่างไร

ซอฟต์แวร์ Enterprise Resource Planning (ERP) อย่าง Quickeasy BOS สามารถเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับผู้ผลิตที่ต้องการบรรเทาความเสี่ยง

ระบบอัตโนมัติและการสร้างมาตรฐาน

ประการแรกและสำคัญที่สุด ระบบ ERP ช่วยให้สามารถสร้างมาตรฐานให้กับกระบวนการทำงานได้ ด้วยการทำงานซ้ำ ๆ แบบอัตโนมัติ และมอบแนวทางที่ชัดเจนให้พนักงานปฏิบัติตาม ระบบ ERP ช่วยลดโอกาสเกิดความผิดพลาดของมนุษย์ และมั่นใจได้ว่าขั้นตอนต่าง ๆ ถูกปฏิบัติตามอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงของความผิดพลาดที่อาจนำไปสู่ต้นทุนที่สูงขึ้น

ปิดช่องว่างต่าง ๆ

ระบบ ERP รวมทุกด้านของการดำเนินงานการผลิตไว้ด้วยกัน ทั้งการบริหารสินค้าคงคลัง การจัดตารางการผลิต และการบริหารการเงิน ด้วยการรวมฟังก์ชันทั้งหมดนี้ไว้ในระบบเดียว ซอฟต์แวร์ ERP ช่วยให้ผู้ผลิตทำให้กระบวนการราบรื่นขึ้น ลดความผิดพลาด และเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวม

รายการตรวจสอบและการตรวจสอบภายใน

QuickEasy BOS มีฟังก์ชันที่แข็งแกร่งซึ่งช่วยลดความเสี่ยงในการทำธุรกรรมผ่านระบบรายการตรวจสอบหรือระบบอนุมัติ

ระบบนี้ช่วยให้มั่นใจว่าขั้นตอนที่จำเป็นทั้งหมดถูกดำเนินการก่อนที่ธุรกรรมจะเสร็จสมบูรณ์ อีกทั้งยังมีเส้นทางการตรวจสอบที่ชัดเจน และช่วยบรรเทาความเสี่ยงจากการทุจริตหรือพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมอื่น ๆ

กล่าวโดยสรุปคือ ผู้ใช้งานต้อง 'ติ๊กถูกครบทุกช่อง' จริง ๆ ก่อนที่จะดำเนินการในขั้นตอนถัดไปได้ ซึ่งอาจเป็นการตรวจสอบว่าสกุลเงินในใบสั่งซื้อตรงกับสกุลเงินของผู้จำหน่าย หรือราคาสินค้าไม่สูงกว่าใบสั่งซื้อก่อนหน้าเกิน 5%

คุณยังสามารถเพิ่มการตรวจสอบด้วยมือ เพื่อให้ผู้ใช้งานยืนยันว่าสินค้าที่สั่งซื้อตรงตามข้อกำหนดทางวิศวกรรมได้อีกด้วย

ด้วยวิธีนี้ ระบบ ERP เองก็มีการตรวจสอบและถ่วงดุลในตัว ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงได้อย่างมาก

วิเคราะห์ข้อมูล

ระบบ ERP ของเราช่วยให้คุณติดตามและวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างง่ายดายในทุกด้านของการดำเนินงาน ทั้งการเงิน สินค้าคงคลัง การผลิต และการขาย ด้วยการมองเห็นกระบวนการทางธุรกิจแบบเรียลไทม์ คุณสามารถระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว และดำเนินมาตรการเชิงรุกเพื่อบรรเทาความเสี่ยงก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาใหญ่

ติดตามความคลาดเคลื่อน

นอกจากนี้ QuickEasy BOS ยังมีความสามารถในการค้นหาความคลาดเคลื่อนในข้อมูลหลัก เช่น ข้อมูลลูกค้า ผู้จำหน่าย สินค้า และอื่น ๆ ด้วยการระบุความไม่สอดคล้องในข้อมูลเหล่านี้ คุณสามารถดำเนินการแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว และหลีกเลี่ยงผลกระทบเชิงลบที่อาจเกิดขึ้นกับธุรกิจของคุณ

ความชัดเจนของธุรกรรม

นอกจากนี้ ระบบ ERP ของเรายังช่วยให้คุณติดตามธุรกรรมอย่างใกล้ชิด ทำให้คุณสามารถสังเกตเห็นความผิดปกติหรือกิจกรรมที่น่าสงสัยได้ ฟีเจอร์นี้มีคุณค่าอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่จัดการข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อน หรือทำธุรกรรมในปริมาณมาก ด้วยภาพที่ชัดเจนของข้อมูลทางการเงิน คุณสามารถระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ง่ายก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาใหญ่

การควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้

นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์ ERP ยังช่วยให้ผู้ผลิตบรรเทาความเสี่ยงได้ด้วยฟีเจอร์ด้านความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูลที่เพิ่มขึ้น ตัวอย่างเช่น Quickeasy BOS มีฟีเจอร์การควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงที่แข็งแกร่ง การยืนยันตัวตนผู้ใช้ และการเข้ารหัสข้อมูลเพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

การให้คำปรึกษาด้านการบริหารความเสี่ยง

QuickEasy ไม่เพียงมอบโซลูชัน ERP ที่ปรับแต่งได้ ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงในตัวเองอยู่แล้ว แต่ที่ปรึกษาของเรายังมีประสบการณ์ในการนำกระบวนการบริหารความเสี่ยงไปใช้อีกด้วย

• ตรวจสอบการตั้งค่าร่วมกับลูกค้าเพื่อระบุจุดอ่อนหรือข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบสำรองข้อมูลทำงานอยู่
• จัดตั้งกระบวนการทำงานสำหรับกระบวนการที่มีการบันทึกเป็นเอกสาร
• ฝึกอบรมพนักงานและสมาชิกทีมใหม่เกี่ยวกับฟังก์ชันใหม่ ๆ
• เชื่อมต่อระบบที่มีอยู่หรือระบบใหม่เข้ากับ ERP เพื่อสร้างวงจรการทำงานที่สมบูรณ์

การประเมินความเสี่ยงปีละครั้งเพียงพอหรือไม่?

คำตอบสั้น ๆ คือ ไม่เพียงพอ การประเมินและบริหารความเสี่ยงควรเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินงานประจำวัน มากกว่าเป็นโครงการที่ทำเป็นระยะ ด้วยการใช้เทคโนโลยีและเครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลที่มีอยู่ ผู้ผลิตสามารถเข้าใจความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้ดียิ่งขึ้น และตอบสนองได้อย่างรวดเร็ว

การบรรเทาความเสี่ยงมักต้องอาศัยการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานของคุณ และนี่คือจุดที่ระบบ ERP และที่ปรึกษาของเราโดดเด่นอย่างแท้จริง ด้วยซอฟต์แวร์ QuickEasy BOS คุณสามารถปรับแต่งเวิร์กโฟลว์และทำให้กระบวนการทำงานเป็นอัตโนมัติได้อย่างง่ายดาย เพื่อลดโอกาสเกิดความผิดพลาดและเพิ่มประสิทธิภาพ ด้วยการทำให้การดำเนินงานราบรื่นขึ้นและลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดที่เกิดจากมนุษย์ คุณสามารถลดโอกาสเกิดการหยุดชะงักและความผิดพลาดที่มีต้นทุนสูงได้

สรุปส่งท้าย

วัฒนธรรมการบริหารความเสี่ยงขององค์กรทำให้การระบุและจัดการจุดอ่อนกลายเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินงานประจำวัน ลองตั้งคำถามกับกระบวนการ ระบบ และเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่ เพื่อประเมินว่ามีวิธีที่มีประสิทธิภาพมากกว่านี้ในการประเมินความเสี่ยงและยกระดับการบริหารความเสี่ยงหรือไม่

การบริหารความเสี่ยงที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทุกธุรกิจ และระบบ ERP ของเราถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณระบุ ประเมิน และบรรเทาความเสี่ยงผ่านกระบวนการทำงานของคุณ

ด้วยการสร้างมาตรฐานกระบวนการทำงาน การระบุความคลาดเคลื่อนในข้อมูลหลัก การติดตามธุรกรรมอย่างใกล้ชิด และการใช้ระบบรายการตรวจสอบและระบบอนุมัติ คุณสามารถลดโอกาสเกิดความผิดพลาดที่มีต้นทุนสูง และลดการเปิดรับความเสี่ยงได้

ด้วยเครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลที่ทรงพลัง เวิร์กโฟลว์ที่ปรับแต่งได้ และฟีเจอร์ความปลอดภัยขั้นสูง QuickEasy BOS ช่วยปกป้องธุรกิจของคุณจากการหยุดชะงักและความสูญเสียที่อาจเกิดขึ้น การนำระบบ ERP อย่าง QuickEasy BOS มาใช้ถือเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการบริหารความเสี่ยงในธุรกิจของคุณ

สอบถามวันนี้

← กลับไปที่บล็อกทั้งหมด